EDF révolutionne sa gestion des garanties en moins de six mois

Des dizaines de filiales. Des garanties dans plusieurs pays issues de nombreuses structures. Dans ces conditions, comment optimiser et sécuriser la gestion des garanties au niveau groupe ? Récit de l’ambitieux projet Fairways Garanties mené chez EDF.

« Au départ, une double problématique nous animait quant à la gestion des garanties », explique d’emblée Jérémy Roublique, responsable du pôle Relations bancaires et Financement Intra-Groupe, au sein de la Trésorerie Groupe EDF. « D’un côté, nous devions gérer un encours de garanties très important pour le groupe EDF avec un nombre croissant de garanties. De l’autre, nous gérons de nombreuses commissions bancaires que nous refacturons à nos filiales et nos unités opérationnelles», poursuit le responsable EDF. Un casse-tête lorsque l’on doit centraliser cette gestion sur des tableaux Excel.

Loin de se contenter de cette situation, les équipes de Jérémy Roublique se mettent donc en quête d’un outil pour optimiser les processus entre les filiales et consolider la vision globale Groupe.

Trouver un outil de gestion des garanties adapté aux besoins d’EDF

EDF passe donc un appel d’offres et sélectionne sept éditeurs du marché. Parmi eux, deux solutions sont retenues : « Nous cherchions une solution multilingue, ergonomique et en mode SaaS pour faciliter le déploiement de l’outil au sein du Groupe et en sécuriser la maintenance», relate Jérémy Roublique. Très vite, la solution Fairways Garanties se distingue : « En matière d’ergonomie et de prise en main, le logiciel de Finance Active s’est vite imposé. De plus, nous étions en contact avec des responsables d’Areva qui avaient déjà expérimenté Fairways Garanties et en étaient plus que satisfaits », argumente le responsable EDF. Le chantier commence alors.

Deux mois de mise en place du logiciel de gestion des garanties

Après de nombreux processus internes afin de s’assurer de la sécurité et de la fiabilité du logiciel Fairways Garanties, le contrat est signé fin août 2016. Les équipes de Jérémy Roublique et les consultants de Finance Active entament donc la phase concrète du projet. Worskshops, personnalisation de l’outil, sessions de formation en présentiel et à distance… En moins de deux mois, Fairways Garanties est adapté, intégré, lancé et pris en main par les 15 premiers utilisateurs de sept filiales. « Tout au long du projet, les experts de Finance Active nous ont aidés à personnaliser le logiciel en fonction de nos besoins. Il était primordial pour nous de ne pas bouleverser les habitudes des utilisateurs du jour au lendemain tout en améliorant considérablement les processus. Ainsi, les codes organismes comptables que nous exploitons au niveau d’EDF SA ont été ajoutés pour distinguer et refacturer les filiales et unités», se réjouit Jérémy Roublique.

Des gains de temps considérables pour les trésoriers d’EDF

Et les résultats ne se font pas attendre : « Très rapidement, nous avons constaté à quel point l’outil nous faisait gagner un temps considérable sur chaque traitement de garanties. Ainsi, la gestion des commissions bancaires se fait désormais de manière fluide et transparente avec nos filiales. Nous pouvons même automatiser certains courriers bancaires. De mon côté, j’ai pu paramétrer des reportings précis et personnalisés. Ce qui me demandait auparavant de longues minutes de manipulation sur tableur se fait désormais en un clic », détaille le responsable EDF.

Mais la solution de gestion des cautions présente un autre avantage, selon Jérémy Roublique. « Nous avons considérablement accru notre visibilité sur notre encours Groupe et la gestion de nos lignes. Nous analysons en un coup d’œil les garanties par projet et sommes même en mesure de tracer plus efficacement les commissions bancaires notamment dans le cas des mises en place de garanties avec les banques locales, obligatoires dans certains pays », continue Jérémy Roublique.

Vers un logiciel central pour EDF

Autant de bons résultats qui encouragent EDF à étendre la solution peu à peu. « Face aux retours très positifs des premiers utilisateurs, début 2017, nous lançons une deuxième vague Fairways Garanties. Nous allons étendre le logiciel de gestion des garanties à de nombreuses autres filiales », anticipe Jérémy Roublique. De quoi gagner davantage encore en visibilité et en partage de l’information au sein du Groupe.

Secteur d’activité(s)
  • Énergie
Besoin(s)
  • Gestion des garanties
Solution(s)
  • Fairways Garanties
Bénéfice(s)
  • Une visibilité accrue sur la gestion des garanties
  • Un gain de temps considérable
  • Des reportings personnalisés en un clic